"വെറും 2 മിനിറ്റ് മതി; ഗൂഗിൾ ഫോം ആർക്കും നിർമ്മിക്കാം!"

ലളിതമായി പറഞ്ഞാൽ, "പേനയും പേപ്പറും ഉപയോഗിക്കാതെ മൊബൈലിലൂടെയോ കമ്പ്യൂട്ടറിലൂടെയോ ചോദ്യങ്ങൾ ചോദിക്കാനും അതിൻ്റെ ഉത്തരങ്ങൾ ശേഖരിക്കാനും സഹായിക്കുന്ന ഒരു സംവിധാനമാണ് ഗൂഗിൾ ഫോം."

ഇതൊരു ഉദാഹരണത്തിലൂടെ വ്യക്തമാക്കാം:

ഒരു ഉദാഹരണ കഥ

നിങ്ങൾ ഒരു വിനോദയാത്ര (Tour) സംഘടിപ്പിക്കുന്നു എന്ന് കരുതുക. 50 പേരുണ്ട്. ഇതിൽ എത്ര പേർ വരുന്നുണ്ട്? ആർക്കൊക്കെ വെജിറ്റേറിയൻ ഭക്ഷണം വേണം? ആർക്കൊക്കെ നോൺ-വെജ് വേണം? എന്നിങ്ങനെയുള്ള കാര്യങ്ങൾ അറിയണം.

1.  പഴയ രീതി: എല്ലാവരെയും വിളിച്ച് ചോദിക്കുകയോ, പേപ്പറിൽ എഴുതിവാങ്ങുകയോ വേണം. ഇത് വലിയ ബുദ്ധിമുട്ടാണ്.
2.  ഗൂഗിൾ ഫോം രീതി: നിങ്ങൾ മൊബൈലിൽ ഈ ചോദ്യങ്ങൾ (പേര്, ഭക്ഷണം, സ്ഥലം) അടങ്ങിയ ഒരു 'ഫോം' ഉണ്ടാക്കുന്നു. അതിൻ്റെ ലിങ്ക് (Link) വാട്സാപ്പിൽ ഗ്രൂപ്പിലിടുന്നു. എല്ലാവരും ആ ലിങ്കിൽ കയറി അവരുടെ വിവരങ്ങൾ ടൈപ്പ് ചെയ്യുന്നു. അവർ നൽകുന്ന ഉത്തരങ്ങളെല്ലാം നിങ്ങളുടെ ഫോണിൽ ഒരു പട്ടികയായി (List) തനിയെ വരുന്നു.

ഇതിന്റെ പ്രധാന ഉപയോഗങ്ങൾ എന്തൊക്കെ?

1.  അഭിപ്രായങ്ങൾ അറിയാൻ (Survey): നാട്ടിലെ ഒരു കാര്യത്തെക്കുറിച്ച് ജനങ്ങളുടെ അഭിപ്രായം അറിയാൻ.
2.   രജിസ്ട്രേഷൻ:  മീറ്റിംഗുകൾ, മത്സരങ്ങൾ എന്നിവയിൽ പങ്കെടുക്കുന്നവരുടെ പേരും വിവരങ്ങളും ശേഖരിക്കാൻ.
3.  ക്വിസ് മത്സരങ്ങൾ: കുട്ടികൾക്ക് ഓൺലൈനായി പരീക്ഷ നടത്താനും മാർക്ക് തനിയെ കണക്കുകൂട്ടാനും.
4.  ഓർഡറുകൾ എടുക്കാൻ: ചെറിയ കടകൾക്കോ ബിസിനസ്സുകൾക്കോ സാധനങ്ങളുടെ ഓർഡർ എടുക്കാൻ.

ഇതിന്റെ ഗുണങ്ങൾ

1.  സൗജന്യം: ഇത് ഉപയോഗിക്കാൻ പണം നൽകേണ്ടതില്ല (ഗൂഗിൾ അക്കൗണ്ട്/ജിമെയിൽ മാത്രം മതി).
2.  എളുപ്പം: വാട്സാപ്പിലൂടെയോ മെയിലിലൂടെയോ ലിങ്ക് അയച്ചാൽ മതി.
3.  സമയലാഭം: കണക്കുകൾ നമ്മൾ കൂട്ടേണ്ട, ഗൂഗിൾ തന്നെ എല്ലാം ക്രോഡീകരിച്ച് തരും.
4.  ചിത്രങ്ങളും വീഡിയോയും: ചോദ്യങ്ങളുടെ കൂടെ ഫോട്ടോകളും മറ്റും ചേർക്കാം.

ചുരുക്കത്തിൽ, വിവരങ്ങൾ ചോദിച്ചറിയാനുള്ള ഒരു "ഡിജിറ്റൽ ചോദ്യാവലി" ആണ് ഗൂഗിൾ ഫോം.

മുക്ക് വളരെ ലളിതമായി, സ്വന്തമായി ഒരു ഗൂഗിൾ ഫോം ഉണ്ടാക്കി നോക്കാം. 

നിങ്ങളുടെ കൈയിൽ ഒരു സ്മാർട്ട് ഫോണോ കമ്പ്യൂട്ടറോ ഉണ്ടെങ്കിൽ താഴെ പറയുന്ന സ്റ്റെപ്പുകൾ പിന്തുടരുക.

ഒരു "വിനോദയാത്രയുടെ രജിസ്ട്രേഷൻ ഫോം" (Tour Registration) ആണ് നമ്മൾ ഉണ്ടാക്കാൻ പോകുന്നത് എന്ന് കരുതുക.

ഘട്ടം 1: ഗൂഗിൾ ഫോം തുറക്കുക

1.  മൊബൈലിലോ കമ്പ്യൂട്ടറിലോ Google Chrome (ബ്രൗസർ) തുറക്കുക.
2.  അതിൽ forms.google.com എന്ന് ടൈപ്പ് ചെയ്ത് സെർച്ച് ചെയ്യുക.
3.  ഇപ്പോൾ "Untitled Form" എന്ന് എഴുതിയ ഒരു പുതിയ ഫോം തുറന്നു വരും. (ലോഗിൻ ചെയ്യാൻ ചോദിച്ചാൽ നിങ്ങളുടെ ജിമെയിൽ ഐഡി കൊടുക്കുക).

ഘട്ടം 2: ഫോമിന് പേര് നൽകുക

1.  ഏറ്റവും മുകളിൽ കാണുന്ന Untitled Form എന്നതിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. അത് മായ്ച്ചു കളഞ്ഞിട്ട് "Tour Registration" എന്ന് ടൈപ്പ് ചെയ്യുക.
2.  അതിൻ്റെ തൊട്ടുതാഴെ Form description എന്ന് കാണാം. അവിടെ കാര്യങ്ങൾ വിശദീകരിക്കാം (ഉദാഹരണത്തിന്: മൂന്നാർ യാത്രക്കുള്ള രജിസ്ട്രേഷൻ ഫോം).

ഘട്ടം 3: ചോദ്യങ്ങൾ ചേർക്കുക

1. ഇനി നമുക്ക് ആവശ്യമുള്ള ചോദ്യങ്ങൾ ഓരോന്നായി ചേർക്കാം.
2.  ചോദ്യം 1: പേര് ചോദിക്കാൻ
3.  Untitled Question എന്നതിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്ത് "നിങ്ങളുടെ പേര്" എന്ന് ടൈപ്പ് ചെയ്യുക.
4.  അപ്പോൾ ഗൂഗിൾ തന്നെ അത് മനസ്സിലാക്കി വലതുവശത്ത് Short answer എന്ന് മാറ്റിക്കോളും (മാറിയില്ലെങ്കിൽ അവിടെ ക്ലിക്ക് ചെയ്ത് Short answer സെലക്ട് ചെയ്യുക).
5. താഴെ Required എന്നൊരു സ്വിച്ച് കാണാം. അത് On ആക്കുക. (ഇത് On ആക്കിയാൽ ഉത്തരം എഴുതാതെ ആർക്കും ഫോം സബ്മിറ്റ് ചെയ്യാൻ പറ്റില്ല).

  ചോദ്യം 2: ഫോൺ നമ്പർ ചോദിക്കാൻ

1.    പുതിയ ചോദ്യം ചേർക്കാൻ താഴെ (അല്ലെങ്കിൽ വശത്ത്) കാണുന്ന (+) ചിഹ്നത്തിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.
2.    "ഫോൺ നമ്പർ" എന്ന് ടൈപ്പ് ചെയ്യുക. (ഇതും Short answer ആയിരിക്കും).
3.    Required സ്വിച്ച് On ആക്കുക.

 ചോദ്യം 3: ഭക്ഷണം ഏത് വേണം? (ഓപ്ഷൻ നൽകാൻ)

1.    വീണ്ടും (+) ചിഹ്നത്തിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.
2.    * ചോദ്യത്തിൻ്റെ സ്ഥാനത്ത് "ഏത് ഭക്ഷണമാണ് വേണ്ടത്?" എന്ന് ടൈപ്പ് ചെയ്യുക.
3.    വലതുവശത്ത് Multiple Choice എന്നാണ് ഉള്ളതെന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തുക.
4.    താഴെ Option 1 എന്നയിടത്ത് "Veg" എന്ന് ടൈപ്പ് ചെയ്യുക.
5.    അതിൻ്റെ താഴെ Add option എന്നതിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്ത് "Non-Veg" എന്ന് ടൈപ്പ് ചെയ്യുക.

ഘട്ടം 4: ഫോം സേവ് ചെയ്യാനും അയക്കാനും

1. ഗൂഗിൾ ഫോം തനിയെ സേവ് ആയിക്കൊള്ളും, നമ്മൾ പ്രത്യേകിച്ച് സേവ് ചെയ്യേണ്ടതില്ല. ഇനി ഇത് മറ്റുള്ളവർക്ക് അയക്കാം.
2.  മുകളിൽ വലതുവശത്തായി ഒരു ത്രികോണ ചിഹ്നം (അല്ലെങ്കിൽ Send ബട്ടൺ) കാണാം. അതിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.
3.  ഇപ്പോൾ വരുന്ന ബോക്സിൽ, നടുവിലുള്ള ചങ്ങലയുടെ ചിഹ്നം (Link icon) ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.
4.   അവിടെ ഒരു നീളമുള്ള ലിങ്ക് വരും. Shorten URL എന്നതിൽ ടിക്ക് ചെയ്താൽ അത് ചെറുതാകും.
5.   ഇനി Copy എന്ന ബട്ടൺ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.

ഘട്ടം 5: വാട്സാപ്പിൽ അയക്കുക

ഇനി വാട്സാപ്പ് തുറന്ന്, ഈ കോപ്പി ചെയ്ത ലിങ്ക് ഗ്രൂപ്പിലോ മറ്റോ പേസ്റ്റ് (Paste) ചെയ്ത് അയക്കുക. ആൾക്കാർ ആ ലിങ്കിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്ത് വിവരങ്ങൾ പൂരിപ്പിച്ചു തുടങ്ങും!